ビジネスメールのマナー

皆さん、こんにちは。Be-QOLe マナー講師 豊田京子 です。

長い連休が終わります。今年は改元のため、おめでたいムードのゴールデンウイークになりましたね。

めいっぱい旅行や休暇を満喫した人も、長すぎて持て余してしまった人も、普段できなかったことをまとめてこなした人も(私)、またいつもの仕事が始まります。

さて。

出社したら皆さん最初に何から始めますか?

メールチェック

多くの方がメールのチェックからなさるのではないでしょうか?
この10連休明けは…すごい数のメールが届いているかもしれませんね。

問い合わせ、予約、案内、依頼などなど内容を読むだけでも時間が掛かりそうです。
その返信文をそれぞれに作成しなくてはいけませんから、連休明け初日の朝は早めに出社されることをお勧めいたします。

ところで皆さん、プライベートメール文とビジネスメール文の使い分けはできていますか?
メールは手紙と違ってすぐに相手に届きますし、文字として残るため電話のような聞き間違いが起きにくくビジネスの上で大変便利なツールです。

しかし、オフィシャルな連絡には一定のマナーがありますので、知っておきたいポイントを押さえておきましょう。

➀ メール件名

互いに何度もやり取りをしていても件名は必須です。

なぜならば、相手もあなた以外の多くの人達と毎日メール連絡をしていて、件名である程度その内容を判断しているからです。
いわば「見出し」です。

件名がない物は無視される場合もあるほど重要であるということを理解しておきましょう。

➁ 宛名を正確に

受信者名(相手)は社名から正式に、正確に記します。

失礼のないようにするためでもありますが
「株式会社○○ 山田様」
だけでは複数名いるかもしれませんし、会社メールアドレスも各々にあるとは限りません。
相手が見てすぐ自分宛てであることが分かるように正確に記入します。

➂ 1メール1トピック

一度の連絡にあれもこれもと複数の用件を書き込みません
返信する側が混乱し、見落としも発生しかねません。

確認事項など複数の事柄を知らせたい場合には、メール冒頭で「ご確認いただきたい事項が3点ございます」などと記した上で箇条書きで分かりやすくします。

④ ビジネスメール文に絵文字・顔文字使わない(^^)b

当たり前なのですが…結構お見掛けします。

(泣)(笑)もですし、「スミマセン」「。。。」など

プライベートでは良いのですがビジネスパーソンとしては品位に疑問を感じさせます。
親しみと礼儀の区別ができてこそ、それ以外の仕事の能力にも期待値が上がるというものです。

相手との関係性がすでに出来上がっている中で、双方がフランクな表現もコミュニケーションの一環として了承しているなら問題ないのかもしれませんが、そうだとしても相手が「お客様」であるならばあまり砕けない方が良いでしょう。

メールも残るものです。
後で読み返すことや、部署内で共有することもあります。

丁寧であるに越したことはありませんね。

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